REPORT WRITING: DRAFTING                                            Week 5
                                                                                    
                     
                    LEARNING OBJECTIVES: 
                             To understand and appreciate the different languages of report writing 
                             To understand the different key considerations in drafting the report  
                    NTRODUCTION 
                     
                 I 
                    You are now ready to draft your report. In the earlier stage, you organized your report by 
                    gathering relevant material for it and mapping out the structure of presentation of content or 
                    ideas in it. If you have done all that consistently and logically, then you now have a mental map 
                    of your report, and your task now is to fill up the map with words, graphics and other visuals 
                    that complete the entire report. In this set of notes, you will be introduced to some important 
                    considerations in the drafting of your report. These are: 
                     
                         1.  Use the appropriate languages of report writing  
                         2.  Use appropriate style and tone 
                         3.  Incorporate charts and tables in the texts 
                         4.  Use in‐text citations 
                         5.  Write an executive summary for the report 
                         6.  Edit and proofread the report 
                     
           Use the appropriate languages of report writing 
                     
                    The report is a complex writing challenge because the language you use must be consistent in 
                    some sense and appropriate in another sense. That is, while tone must be consistent, the type 
                    of report language to be used varies from one section to another. In the Findings section, you 
                                                                                                 use evaluative language. In the 
                    use interpretive language; in the Conclusions section, you
                    Recommendations section, imperative (or command) language is preferred. 
                     
                    Interpretive language in the Findings section 
                    The Findings section must aim for an objective presentation of data through appropriate 
                    words and phrases, texts, charts and tables. For example, you should report on what your 
                    data says or what your respondents or what experts say.  
                                                                                                                                      24 | Page 
                                                                      Centre for English Language Communication 
                                                                                         National University of Singapore 
                                                                                                                                                    
                     
                 Being objective is tricky, though. In the Findings section, we are mainly concerned with the 
                 following question: “What does this information or data mean?” But this question requires your 
                 interpretation, not someone else’s. This goes without saying that if someone else is interpreting 
                 the data, it may be a different take on the facts or information. 
                 Nevertheless, objectivity here means an approach to reading facts, data and other kinds of 
                 information. This further means two things: (1) your interpretation requires a logical 
                 presentation of facts but (2) it does not ask you to explain why particular facts mean the way 
                 they do. Find out more about appropriate (and inappropriate) interpretation below (Note: Use 
                 these examples for Mini Lecture 3). 
                  √   A great majority of respondents believe that the retrenchment package is unfair. Sixty‐
                      eight percent (68%) of all respondents perceive the package to be unfair because it only 
                      provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment. An additional 23% percent of respondents also believe that the package is 
                      unfair because remuneration is not comparable to the length of years served by 
                      retrenched employees. Only 9% of the respondents say that the package is generally fair. 
                      If you look at the italicized words – a great majority, because, only – you will realize that the analysis is not 
                      100% objective. However, this is really the nature of interpretation. The important thing is that you lead the 
                      reader through your own logical way of presenting the facts. In other words, you must convince the reader 
                      that your interpretation is feasible, and even correct. In the analysis above, the first sentence is the 
                      interpretation. The succeeding sentences present the facts that support that interpretation.  
                      Why is because acceptable in the analysis above? After all, the word does provide an explanation too. The 
                      answer is simple. The explanation is not your. It is the respondents who made the connection between 
                      ideas. Also, notice the word only in the last sentence. This is also subjective because 9% of, say, 10,000 
                      respondents is still 900 people. Can you say only if 900 people are involved? In the analysis above, it is 
                      possible that only is used in comparison with the great majority of respondents who say otherwise.  
                      So why not take out all these subjective words? That is one possibility, but remember that in the Findings 
                      section, your aim is to persuade your reader that your interpretation is right. If the reader is not convinced, 
                      then it is highly likely that you will also not persuade the reader with your conclusions and 
                      recommendations.     
                  ×   Sixty‐eight percent (68%) of all respondents perceive the package to be unfair because it 
                      only provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment. An additional 23% percent of respondents also believe that the package is 
                      unfair because remuneration is not comparable to the length of years served by 
                                                                                                                  25 | Page 
                                                           Centre for English Language Communication 
                                                                            National University of Singapore 
                                                                                                                              
                  
                      retrenched employees. Only 9% of the respondents say that the package is generally fair. 
                      This is referred to as the literal description of data. There is no interpretation going on here. The analysis 
                      merely put into words what probably could have been showcased in a table or graph. Many writers fall into 
                      this trap of literal description. There must be a general interpretation; otherwise you may end up with the 
                      question, ‘so what?’ In the Findings section, make sure that you have generalizing statements that 
                      showcase your interpretation of the data or facts. Without such interpretive statements – such as A great 
                      majority of respondents believe that the retrenchment package is unfair – you will have nothing to put 
                      together in your Conclusions. In a sense, you can call these statements Big Statements or Key Findings. They 
                      usually appear at the beginning of a paragraph or section to be followed by the presentation of facts and 
                      data. 
                  ×   A great majority of respondents believe that the retrenchment package is unfair. Sixty‐
                      eight percent (68%) of all respondents perceive the package to be unfair because it only 
                      provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment.  
                      The interpretation is certainly not supported by a logical presentation of facts. The reader may ask, “Why 
                      does 68% mean ‘great majority’?” In other words, there is a loophole in the analysis. Even if ‘great majority’ 
                      is changed to ‘most’, what happened to the rest of the respondents? The interpretation is there (in the first 
                      sentence), but it is not convincing because of the loophole in the presentation.  
                  ×   The retrenchment package is unfair because sixty‐eight percent (68%) of all respondents 
                      say it only provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment. An additional 23% percent of respondents also believe that the package is 
                      unfair because remuneration is not comparable to the length of years served by 
                      retrenched employees. Only 9% of the respondents say that the package is generally fair. 
                      Look at the first sentence whose main ideas are connected by the linking word because. Is this what the 
                      data is saying? It is one thing to say that the package is unfair and another thing to say that most 
                      respondents believe that it is unfair. The interpretation and presentation of facts are mixed up. 
                  ×   A great majority of respondents believe that the retrenchment package is unfair. Sixty‐
                      eight percent (68%) of all respondents perceive the package to be unfair because it only 
                      provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment. An additional 23% percent of respondents also believe that the package is 
                      unfair because remuneration is not comparable to the length of years served by 
                      retrenched employees. Only 9% of the respondents say that the package is generally fair. 
                      This could be because this minority has been provided with financial support for 
                      relocation.  
                                                                                                                  26 | Page 
                                                           Centre for English Language Communication 
                                                                            National University of Singapore 
                                                                                                                              
                  
                      With the italicized sentence, you are no longer interpreting the data here; you are providing an explanation. 
                      This is already part of evaluative language which belongs to the Conclusions section. 
                  ×   An unbelievable majority of respondents believe that the retrenchment package is unfair. 
                      Sixty‐eight percent (68%) of all respondents perceive the package to be unfair because it 
                      only provides three legal days for management to inform employees of possible 
                      retrenchment. An additional 23% percent of respondents also believe that the package is 
                      unfair because remuneration is not comparable to the length of years served by 
                      unhappily retrenched employees. An awfully small 9% of the respondents say that the 
                      package is generally fair. 
                      Interpretive language in the Findings section must avoid deeply personal and emotionally‐charged 
                      language. As soon as you write unhappily retrenched employees, you are making a stand in the issue by 
                      making clear that you are siding with the retrenched employees. This is not a good strategy. Even if you 
                      have a point, the reader may begin to question your objectivity in the report. Your interpretation must play 
                      out the logic of your analysis, and not the use of words which can distract the reader from truly 
                      understanding and accepting your interpretation. 
                 There are also other important considerations in making sure that your interpretation is clear, 
                 correct and logical.  
                         Begin the Findings section with a short paragraph on what the readers should expect in 
                          the section. This includes brief information on the structure of the section and the 
                          areas or topics being discussed.  
                           
                         Your interpretative statements must appear in a predictable way in your Findings 
                          section. This means that your statements must be easily found. The best place for such 
                          statements to appear is at the beginning of a paragraph or section to be followed by 
                          your presentation of facts or data. 
                           
                         Whenever appropriate, present your data using appropriate graphics. All charts and 
                          data should be neatly and clearly presented, with a label and title. 
                          
                         Draw explicit connections between ideas, words, sentences, paragraphs and sub‐
                          sections using linking words or linguistic signposts such as First, Second, Third, 
                          Moreover, Therefore, and In addition. This is critical in achieving coherence in your 
                          analysis. 
                           
                         End with a summary of key findings and an invitation for the reader to read the 
                          conclusions in the next section. 
                                                                                                                  27 | Page 
                                                           Centre for English Language Communication 
                                                                            National University of Singapore